Zaměstnanci
Tento modul obsahuje evidenci zaměstnanců, záznamy o docházce, převzatém majetku a další informace.
Tip: Agenda “Nástěnka / Docházka” v aplikaci Stavario poskytuje rychlý přehled o stavu a aktivitě zaměstnanců ihned po spuštění aplikace. Máte tak okamžitý přehled o zaměstnancích na stavbách, anebo zaměstnancích u lékaře.
Agenda Zaměstnanci
Záznam zaměstnance je de facto osobní kartou zaměstnance. Obsahuje přehled informací spojených s konkrétním zaměstnancem. Rychle získáte přehled o zapůjčeném majetku, BOZP či o zbývajícím nároku na dovolenou.
Záznamy je možné pořizovat postupně, ručně, anebo je možné využít šablonu pro hromadný import.
Založení nového záznamu
- V otevřené agendě “Zaměstnanci / Zaměstnanci” stiskněte tlačítko .
- V záložce “Viditelný pro uživatele“ označte uživatele, jimž mají být zaměstnanci a informace o nich v průběhu dalšího zpracování zobrazovány. Musí být vyplněn alespoň jeden záznam.
- Informace a záznamy doplňujte v jednotlivých kartách záznamu. Rozpracované záznamy můžete průběžně ukládat pomocí tlačítka .
Systém umožňuje zpracovat data po částech, např. založením záznamu zaměstnance, zadání základních povinných hodnot. Vyplnit ostatní informace můžete později. Pozornost však věnujte povinným údajům.
Záložka Základní informace
Karta sdružuje základní informace o zaměstnanci.
Povinné údaje
- Jméno a příjmení
- Kód – kód zaměstnance (vyplní se automaticky, ale můžete ho změnit)
- Hodinová sazba – použita pro kalkulaci nákladů projektu v modulu Reporty
Pokud pole zůstanou nevyplněna, systém je při ukládání označí červeně a budete vyzvání k jejich doplnění.
Další údaje v záložce “Základní informace”
- Titul
- Rodné příjmení
- IČO
- DIČ – DIČ ve tvaru CZ123456789
- Skupina – skupina, kam je zaměstnanec zařazen. Skupina se využívá při hromadné komunikaci.
- Aktivní – informace, zda je zaměstnanec v pracovním poměru (Ano / Ne)
- Automatické ukončování pracovní doby - automaticky ukončí záznam v docházce
Nastavení časů
Zde se nastavuje základní pracovní doba, přestávky zaměstnance a zaokrouhlování pracovní doby.
- Zaokrouhlovat – Ano/Ne
- Začátek
- Konec
- Fond hodin
- Přestávka
Záložka Osobní údaje
Souhrn informací pro komunikaci (telefonní spojení, e-mailová adresa), bankovní spojení, základní informace o pracovním poměru a také velikost pracovního oblečení.
Systém kontroluje vyplnění těchto povinných údajů:
- Telefonní číslo s předvolbou
- E-mailová adresa
Záložka Poznámky
Nestrukturované poznámky a informace o zaměstnanci se zapisují do textového editoru na kartě Poznámky.
Karta Dokumenty
Karta slouží pro správu základních dokumentů spojených se zaměstnancem. Pro přehlednou správu všech dokumentů se využívají složky, do kterých se jednotlivé dokumenty dají zařadit. Další informace o správě dokumentů najdete v kapitole “Zaměstnanci / Dokumenty”.
Záložka BOZP
Karta slouží pro záznam prostředků BOZP. Záznam můžete zadat jak z karty zaměstnance, tak přímo z Agendy BOZP.
- V otevřené kartě jednotlivého zaměstnance v agendě “Zaměstnanci / Zaměstnanci” přejděte do záložky “BOZP”.
- Stiskněte tlačítko a pokračujte zpracováním údajů.
- V poli “Typ záznamu” výběrem z roletového menu zvolte “Záznam”.
- Do pole “Název” vyplňte popis zpracovávaného záznamu. Tento údaj je povinný.
- Volbou Ano / Ne výběrem z roletového menu “Předáno” označte záznam prostředků jako (ne)předaný.
- Nastavte volbu “Opakovat” - Ano/Ne výběrem z roletového menu. Při nastavení volby Opakování Ano - se zobrazí část formuláře pro nastavení počtu opakování a interval opakování.
- Další záznam BOZP můžete přidat stisknutím tlačítka .
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Záložka Drobný majetek
Evidence drobného majetku. Seznam majetku zpracovaný například v XML tabulce nebo PDF souboru je možné nahrát do aplikace.
- Klikněte myší do pole pro nahrání dat “Drop files to upload”.
- V průzkumníku najděte umístění souboru.
- Stiskněte tlačítko “Otevřít”. Seznam majetku se načte do formuláře.
Poznámka: Shodným způsobem můžete zadat další tabulku či fotografie. Formulář umožnuje také tisk přehledu Drobného majetku. Pro tisk použijte tlačítko “Tisk drobného majetku”.
Záložka Evidence majetku
Zde se nachází evidence majetku, který má zaměstnanec přiřazený, tzv. "na kartě“. Zápis nového majetku na kartu zaměstnance můžete provést dvojím způsobem:
- Zápisem v záložce "Evidence majetku" v osobním záznamu zaměstnance
- Založením záznamu v agendě “Majetek” a přiřazením konkrétnímu zaměstnanci
Záložka Výdaje za majetek
Informace o výdajích za majetek.
Záložka Záznamy
Kompletní přehled docházky a jiných aktivit zaměstnance. Typ záznamu je zvýrazněnou grafickou značkou.
Na této kartě je možné záznam opravit stisknutím tlačítka “Upravit záznam”.
Kompletní přehled docházky za všechny zaměstnance je dostupný z agendy “Zaměstnanci / Záznamy”. Do tohoto přehledu se nejrychleji dostanete stisknutím tlačítka “Zobrazit vše” umístěném v pravém dolním rohu přehledu.
Záložka Dovolená
Karta sdružuje informace o nároku a čerpání dovolené zaměstnance. Počet dnů nároku na dovolenou zadejte v poli “Počet dní dovolené v roce”.
Pokyn k vyplacení dovolené zadejte pomocí funkce .
- V otevřeném záznamu zaměstnance, v záložce “Dovolená” stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném formuláři zadejte počet dnů a částku k vyplacení.
Převod nevyčerpané dovolené zadejte následujícím způsobem.
- V otevřeném záznamu zaměstnance, v záložce “Dovolená” stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném okně formuláře zadejte počet dnů pro převod. Dokončete stisknutím tlačítka .
- Nárokovaný počet dnů dovolené se přepočítá a aktualizuje.
Záložka Odpracované hodiny
Karta sbírá údaje a hodnoty z docházky zaměstnance. Karta “Odpracované hodiny” je svázána s kartou “Reporty / Odpracované hodiny zaměstnance”.
Záložka Vzory dokumentů
Karta umožňuje vygenerovat konkrétní dokument ze šablony. Např. dohoda o provedení práce. Vytvořený dokument se stáhne do vašeho počítače.
- V Kartě vyberte typ dokumentu a kliknutím na značku “+” otevřete detail záznamu.
- V pravé části dokumentu doplňte identifikační údaje
- Stiskněte tlačítko .
- Pro generování dokumentu stiskněte tlačítko .
Hromadný import záznamů zaměstnanců
Aplikace umožňuje hromadný import záznamů ze šablony ve formátu XLXS. Vzorová importní šablona ke stažení je dostupná přímo v modulu zaměstnanci pod tlačítkem .
Pozor! Věnujte pozornost povinným polím, ta jsou v importní šabloně označena hvězdičkou.
Jak vyplnit šablonu Zaměstnanci
Šablona pro import má předvyplněné záhlaví sloupců. Pole "Aktivní“ vyplňte podle následujícího klíče: 1 = ano; 0 = ne. Jednotlivé záznamy zaměstnanců je možné později upravovat.
- V otevřené agendě “Zaměstnanci / Zaměstnanci” stiskněte tlačítko .
- Stiskněte tlačítko “Vybrat soubor”.
- V počítači vyberte vyplněný XLXS soubor zaměstnanců.
- Stiskněte tlačítko “Otevřít”. Seznam se načte do prostředí aplikace.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Načtené záznamy můžete dále upravovat a doplňovat.
Základní akce prováděné na seznamu zaměstnanců
Odeslání PIN na mobil zaměstnance
Zaměstnanci pro záznam docházky využívají mobilní aplikaci s unikátním přihlašovacím kódem a heslem. Systém odešle přístupové údaje na telefonní číslo zaměstnance okamžitě po uložení záznamu.
Úspěšné dokončení akce “Odeslání PIN a hesla “ je vizuálně symbolizováno zeleným pruhem/bannerem na seznamu zaměstnanců.
V případě ztráty PIN a hesla můžete z aplikace odeslat opakovaně tato data na mobil zaměstnance.
- V seznamu zaměstnanců zaměřte kurzorem řádek zaměstnance.
- Stiskněte tlačítko “Odeslat nový pin na email a SMS ” .
- Data budou okamžitě odeslána na uvedené kontaktní údaje.
Nastavení zaměstnance jako Neaktivní
- V seznamu zaměstnanců zaměřte kurzorem řádek zaměstnance.
- Přepínač v poli aktivní přepněte do polohy “Neaktivní ”.
Správu nastavení “Aktivní” můžete provádět také v záložce “Základní informace” daného zaměstnance.
Odpracované hodiny
Rychlý náhled na odpracované hodiny v aktuálním měsíci, za vybraného zaměstnance.
- Stiskněte tlačítko "Odpracované hodiny ”.
- Systém zobrazí agendu “Reporty / Přehled odpracovaných hodin” vybraného zaměstnance.
Agenda Skupiny
Rozdělení zaměstnanců do skupin, tzv. party.
Založení nového záznamu
- V agendě “Zaměstnanci / Skupiny” stiskněte tlačítko .
- V poli “Název” vyplňte označení skupiny.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Zařazení stávajícího zaměstnance do skupiny
- V agendě “Zaměstnanci / Zaměstnanci” stiskněte tlačítko "Upravit záznam ".
- V poli “Skupina” vyberte z roletového menu.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Tip: Využijte možnosti exportovat záznamy se zaměřením na skupinu. Například odpracované hodiny na projektu, kde máte stále stejnou skupinu zaměstnanců.
Agenda Zaměstnanci / Záznamy
V této agendě se nachází evidence docházky, stahování dat z mobilní aplikace, prostředí pro správu dat. Tak by se dalo ve stručnosti shrnout a popsat nejdůležitější místo systému.
Přehled záznamů
V přehledné tabulce se zobrazují záznamy o příchodech jednotlivých zaměstnanců na stavbu nebo o lékařských návštěvách. Barevné příznaky rozlišují jednotlivé záznamy. Současně je možné v této tabulce záznamy filtrovat a upravovat.
Primárně jsou záznamy o docházce pořizovány z mobilní aplikace. Zaměstnanec má přidělen přihlašovací kód a heslo. Při příchodu na stavbu se zaměstnanec přihlásí do mobilní aplikace a vyfotí se. Systém data v mobilní aplikaci při dostupnosti internetového připojení synchronizuje do cloudu ERP systému.
Administrátor aplikace následně data zkontroluje a upraví nepřesné záznamy.
Filtrování záznamů
Záznamy umožňují filtraci podle různých podmínek, např. podle jména zaměstnance či podle projektu. Zobrazené výsledky je možné omezit o záznamy čerpání dovolené. To vše nastavíte jednoduše pomocí roletových nabídek filtrů a zatržítky seznamu tzv. Ignorovaných záznamů.
- Otevřete agendu “Zaměstnanci / Záznamy”.
- Ve filtračním panelu, v jeho přední části, zvolte výběr z roletové nabídky jméno zaměstnance.
- Ve filtračním panelu je možné “Ignorovat záznamy” - tzn. označit záznamy, které se nemají ve výsledku zobrazovat (např. Dovolená, neplacené volno apod.).
- Dokončete stisknutím tlačítka umístěném v pravé části filtračního řádku.
Zrušení filtru provedete nastavením volby “–” v poli "Zaměstnanec" a stisknutím tlačítka .
Založení nového záznamu
V některých případech je nutné založit záznam pracovního dne ručně. Zvlášť v případě že, nebyla načtena docházka z mobilní aplikace.
Stejným postupem je možné zadat jakýkoliv jiný záznam, např. záznam Ošetřování člena rodiny (OČR). Volbu typu záznamu (dovolená, OČR) se nejsnáze provede stisknutím příslušného tlačítka. Typ záznamu se poté převezme do formuláře.
- V otevřené agendě “Zaměstnanci / Záznamy” stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném formuláři klikněte do pole “Zaměstnanec” a v roletové nabídce vyberte požadované jméno.
- Klikněte do pole “Datum” a nastavte příslušný termín. Doplňuje se vždy jeden pracovní den. Systém vyplňuje aktuální datum.
- Zkontrolujte doplněný “Čas příchodu” a “Čas odchodu”. Případně proveďte nastavení zápisem do příslušných buněk.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Přestávka
Mobilní aplikace umožňuje zadat čerpání přestávky. Při zahájení čerpání přestávky se zaznamenává GPS. V okamžiku, když je zaměstnanec na přestávce, není možné s mobilní aplikací Stavario pracovat. Jakmile je přestávka ukončena, jsou všechny funkce aplikace obnoveny. Výchozí délka přestávky je nastavena na 30 minut. Délku přestávky je možné změnit v záložce “Základní nastavení” u konkrétního zaměstnance v agendě “Zaměstnanci / Zaměstnanci”.
Přestávku je také možno přidat ručně
- V otevřené agendě “Zaměstnanci / Záznamy” klikněte na tlačítko .
- V zobrazeném formuláři klikněte do pole “Zaměstnanec” a v roletové nabídce vyberte požadované jméno.
- Klikněte do pole “Datum” a nastavte příslušný termín. Doplňuje se vždy jeden pracovní den. Systém vyplňuje aktuální datum.
- Zkontrolujte doplněný “Čas od” a “Čas do”. Případně proveďte nastavení zápisem do příslušných buněk.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Úprava stávajícího záznamu
V některých případech je potřeba upravit záznamy načtené z mobilní aplikace.
- V otevřené agendě “Zaměstnanci / Záznamy” zaměřte požadovaný řádek.
- Stiskněte tlačítko “Upravit záznam ” . Formulář je možné otevřít také klikem myší na řádek.
- V zobrazeném formuláři upravte požadované informace.
- Doplňte textovou poznámku pro zaměstnance, jedná se povinný údaj.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Systém kontroluje duplicitu zadávaných záznamů. O nevhodném zadání budete informováni. Systém záznam vytvoří a je možné jej dále editovat.
Mazání záznamů
- Nežádoucí záznamy označte a hromadně odmažte. Tlačítko je dostupné na konci seznamu.
- Smazané záznamy se přesunou do koše systému. Takové záznamy je možné obnovit.
- Na pravé straně obrazovky klikněte na rozbalovací menu kde vyberte "Koš" a zmáčkněte .
- Zaměřte, který záznam chcete obnovit a stiskněte tlačítko "Obnovit ".
Exporty záznamů
Pro export záznamů odpracovaných hodin zaměstnanců přejděte do modulu “Reporty / Odpracované hodiny”, resp. “Reporty / Odpracované hodiny na projektu”.
- Přejděte do agendy“Reporty / Odpracované hodiny”.
- Označte zaměstnance, jejichž záznamy májí být vygenerovány.
- Nastavte požadované období výběrem z kalendáře.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Hotový soubor se stáhne do vašeho počítače a můžete tisknout.
Agenda Zaměstnanci / Dokumenty
Agenda pro evidenci a správu dokumentů spojených se záznamem zaměstnance. Veškeré dokumenty, které jsou generovány z aplikace s vazbou na zaměstnance se zobrazí právě zde. Mohou to být dohody, smlouvy a další.
V této agendě je možné zakládat složky pro lepší orientaci v dokumentech.
Přidání nové složky
- V agendě “Zaměstnanci / Dokumenty” stiskněte tlačítko .
- V poli “Typ záznamu” výběrem z roletového menu zvolte “Složka”.
- Vyplňte název složky (např. Dohody). Toto pole je povinné.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Přidání dokumentu do složky
- V agendě “Zaměstnanci / Dokumenty” zaměřte složku, do které dokument chcete zařadit.
- Stiskněte tlačítko “Přidat záznam / složku do složky ” .
- Vyplňte pole “Název”. Toto pole je povinné.
- Pole “Vyřešený” nastavte podle stavu záznamu.
- Datum expirace zvolte výběrem z kalendáře.
- Přílohu dokumentu vložíte z vašeho počítače kliknutím na tlačítko "Drop files to upload” a vyberte požadovaný soubor.
- Pokračujte volbou v polích “Od uživatele”, resp. “Pro uživatele (na nástěnku)”.
- Výběrem zaměstnance z roletového menu v poli “Pro zaměstnance” přidáte dokument do mobilní aplikace zaměstnance.
- Do pole “Nový komentář” můžete zadat textovou poznámku a ihned poslat pomocí tlačítka .
- Dokončete stisknutím tlačítka nebo .
Agenda Zaměstnanci / Novinky
Novinky umožňují jednoduchou formou informovat vybrané či všechny zaměstnance o aktuálním dění ve firmě, pořízení nového majetku nebo plánu čerpání dovolených. Takto zpracovaná zpráva se zobrazuje vybraným zaměstnancům v jejich mobilní aplikaci, kde ji musí přečíst a podepsat před záznamem docházky.
Založení nového záznamu
- V agendě “Zaměstnanci / Novinky” stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném formuláři nastavte “Ano” v poli “Výchozí novinka pro nové zaměstnance”.
- Vyplňte datum výběrem z kalendáře.
- Vazbu novinky na majetek zadejte v poli “Novinka majetku”, kde výběrem z roletového menu přiřaďte položku majetku.
- V poli “Přiložený dokument” zvolte dokument, kterým je novinka doprovázena.
- Vypište nadpis novinky v poli “Název”.
- V textovém editoru vypište novinku, která se později zobrazí zaměstnancům.
- Ukončete stisknutím tlačítka .
V druhé záložce “Zaměstnanci” jsou dostupné informace o tom, kdo ze zaměstnanců si novinku již přečetl.
Zaměstnancům se novinka zobrazí v mobilní aplikaci. Tuto zprávu musí zaměstnanci nejprve přečíst a podepsat, teprve potom je možné zadat příchod na stavbu.
Agenda Zaměstnanci / Dovolená a absence
Agenda poskytuje rychlý přehled o čerpání dovolené, plánovaných čerpání. Data jsou zobrazována v přehledné grafické podobě.
Žádosti o dovolené
V této sekci vidíte všechny žádosti o dovolené zaměstnanců. Žádosti můžete “Schválit” nebo “Odmítnout” pomocí tlačítek na pravé straně.
Dovolené k čerpání
V této sekci vidíte seznam všech vám přiřazených zaměstnanců a jejich informace k dovolené (kolik zbývá dní, vyplacené dovolené, převedené dovolené z minulého / do dalšího roku a kolik dní bylo vyčerpáno.
Kliknutím na vybraného zaměstnance se dostanete do záložky “Dovolená” v agendě “Zaměstnanci / Zaměstnanci”, kde můžete dovolenou převádět, vyplácet či přidávat dny navíc.
Pokyn k vyplacení dovolené zadejte pomocí funkce .
- V otevřeném záznamu zaměstnance, v záložce “Dovolená” stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném formuláři zadejte počet dnů a částku k vyplacení.
Převod nevyčerpané dovolené zadejte následujícím způsobem.
- V otevřeném záznamu zaměstnance, v záložce “Dovolená” stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném okně formuláře zadejte počet dnů pro převod. Dokončete stisknutím tlačítka .
Nárokovaný počet dnů dovolené se přepočítá a aktualizuje.
Agenda Zaměstnanci / BOZP
V této agendě se nachází záznamy prostředků BOZP vydané na kartu zaměstnance. Základní informace o prostředcích BOZP je možné nastavit pro periodické opakování. Systém s předstihem informuje o potřebě zajištění nových prostředků.
Založení složky záznamů
Chcete-li třídit záznamy do složek, založte jako první záznam typu “Složka“.
- V otevřené agendě “Zaměstnanci / BOZP” stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném formuláři zvolte výběrem z nabídky “Typ záznamu” - “Složka”.
- Vyplňte pole “Název”. Toto pole je povinné.
- V poli “Zaměstnanec” výběrem z nabídky zvolte zaměstnance, kterému se složka vytvoří.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Záznam prostředků
- V otevřené agendě “Zaměstnanci / BOZP” stiskněte tlačítko .
- V zobrazeném formuláři zvolte výběrem z nabídky “Typ záznamu” - “Záznam”.
- Vyplňte pole “Název”. Toto pole je povinné.
- V poli “Zaměstnanec” výběrem z nabídky zvolte zaměstnance, kterému se záznam vytvoří.
- Výběrem z roletového menu “Předáno” označte prostředek BOZP jako “Předaný / nepředaný”.
- V poli “Opakovat” nastavte volbu “Ano” pro automatické opakování.
- Dokončete stisknutím tlačítka .
Vytvoření dokumentů s podpisy
- V seznamu položek v agendě “Zaměstnanci / BOZP” označte záznamy, pro které má být dokument generován.
- Stiskněte tlačítko .
- Dokument se stáhne do vašeho počítače.
Vytvoření příkazu pravidelného opakování
- V agendě “Zaměstnanci / BOZP” stiskněte tlačítko .
- Klikněte na tlačítko .
- V zobrazeném formuláři nastavte výběrem z roletového menu volbu “Aktivní” - “Ano”.
- Nastavte “Interval opakování” výběrem z roletového menu.
- Z kalendáře vyberte “Počáteční datum”.
- Do pole “Název” vyplňte informativní popis. Toto pole je povinné.
- Přejděte do druhé záložky “Zaměstnanci” a označením jednotlivým zaměstnancům přiřaďte příkaz opakování.
Změna příkazu pravidelného opakování
Změna příkazu se týká např. doplnění dalších záznamů zaměstnanců.
- V agendě “Zaměstnanci / BOZP” zaměřte záznam, který chcete upravit.
- Stiskněte tlačítko “Upravit záznam ”.
- Pro dokončení úprav stiskněte tlačítko .
Nevyhovující záznam Příkazu pravidelného opakování je možné smazat. V seznamu příkazů zaměřte řádek a stiskněte tlačítko “Smazat záznam ”.