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Excel ist keineswegs eine schlechte Lösung, um ein Baubudget zu erstellen. Im Gegenteil: Für eine erste Übersicht über die geplanten Kosten kann eine Tabelle genau das richtige Werkzeug sein.
Der Unterschied zeigt sich häufig erst, wenn aus der Planung eine echte Baustelle wird.
Die ersten Rechnungen treffen ein. Handwerksbetriebe stellen Nachträge, Materialpreise ändern sich, zusätzliche Angebote kommen hinzu und die tatsächlichen Baukosten entwickeln sich anders als ursprünglich erwartet.
Plötzlich geht es nicht mehr nur darum, ob eine Tabelle Zahlen addieren kann.
Entscheidend wird, ob Sie weiterhin nachvollziehen können, wofür Sie Geld ausgegeben haben, warum sich Kosten verändert haben und wie viel bis zur Fertigstellung noch benötigt wird.
Wann Excel vollkommen ausreicht
Wenn Sie am Anfang Ihres Bauprojekts stehen und zunächst ein Baubudget erstellen möchten, ist Excel ein sehr gutes Werkzeug.
Sie können den Hausbau in einzelne Bauabschnitte unterteilen, geplante Beträge eintragen, Summen berechnen und unterschiedliche Szenarien vergleichen.
Die Struktur lässt sich jederzeit verändern.
Vielleicht möchten Sie verschiedene Dachvarianten vergleichen, die Kosten für eine andere Heiztechnik berechnen oder abschätzen, wie sich zusätzliche Eigenleistungen auf Ihr Budget auswirken.
All das lässt sich in einer Tabelle flexibel darstellen.
Für die grundlegende Frage „Wie viel wird mein Haus voraussichtlich kosten?“ kann Excel deshalb vollkommen ausreichen.
Wenn Sie ein überschaubares Bauprojekt planen, mit wenigen Handwerksbetrieben zusammenarbeiten und Ihre Unterlagen bereits gut organisiert haben, müssen Sie nicht allein deshalb auf eine spezielle Anwendung wechseln, weil es eine gibt.
Entscheidend ist, was Sie von Ihrer Kostenübersicht erwarten.
Das Problem beginnt nicht bei den Zahlen
Die Rechenleistung ist normalerweise nicht der Grund, warum Excel beim Hausbau irgendwann unübersichtlich wird.
Eine Tabelle kann problemlos Tausende Zeilen addieren.
Schwieriger wird es bei den Informationen hinter den Zahlen.
Zu einer Budgetposition erhalten Sie zunächst ein Angebot.
Später folgt eine Anzahlung, danach eine Abschlagsrechnung und schließlich die Schlussrechnung.
Während der Ausführung wird möglicherweise eine zusätzliche Leistung vereinbart. Eine andere Leistung entfällt oder wird verändert.
Dazu kommen Fotos, E-Mails, Notizen und gegebenenfalls Änderungen der Planung.
Die Zahl in Ihrer Tabelle kann weiterhin korrekt sein.
Die dazugehörigen Informationen befinden sich jedoch oft an verschiedenen Orten.
Genau hier entsteht zusätzlicher Verwaltungsaufwand.
Eine Tabelle weiß nicht automatisch, was auf der Baustelle passiert ist
Stellen Sie sich vor, in Ihrem Budget steht:
Elektroinstallation: 18.000 €
Nach Abschluss der Arbeiten liegen die tatsächlichen Kosten bei 20.500 €.
Excel kann Ihnen sofort zeigen, dass Sie 2.500 € über dem ursprünglichen Budget liegen.
Die Tabelle erklärt jedoch nicht automatisch, warum.
Wurden zusätzliche Steckdosen eingebaut? Hat sich die technische Planung verändert? Gab es einen Nachtrag? Oder wurde eine Leistung doppelt abgerechnet?
Diese Informationen können Sie selbstverständlich auch in Excel dokumentieren.
Sie können weitere Tabellenblätter anlegen, Dokumente verlinken, Kommentare ergänzen und eigene Kennzeichnungen verwenden.
Die Frage ist nicht, ob das möglich ist.
Die Frage ist, wie viel Zeit Sie in den Aufbau und die Pflege dieses Systems investieren möchten.
Die genannten Beträge sind rein illustrativ.
Wann eine spezielle Baukosten-App sinnvoll wird
Eine spezialisierte Anwendung bietet vor allem dann Vorteile, wenn Sie Ihr Baubudget nicht mehr als isolierte Tabelle verwalten möchten.
Wenn Kosten, Rechnungen, Dokumente und Informationen zum Baufortschritt demselben Projekt zugeordnet werden können, müssen Sie die Zusammenhänge nicht vollständig selbst organisieren.
Das ist der wesentliche Unterschied.
Es geht nicht darum, dass eine Anwendung grundsätzlich besser rechnen kann als Excel.
Es geht darum, dass die Kostenübersicht Teil einer umfassenderen Projektdokumentation sein kann.
Wenn Sie diese Verbindung nicht benötigen, bleibt Excel möglicherweise die einfachere Lösung.
Wenn Sie jedoch regelmäßig Rechnungen suchen, Änderungen nachvollziehen und tatsächliche Kosten einzelnen Bauabschnitten zuordnen müssen, kann eine spezialisierte Anwendung viel Arbeit ersparen.
Geplante und tatsächliche Kosten vergleichen
Während des Hausbaus sollten Sie regelmäßig prüfen, wie sich die ursprüngliche Planung entwickelt.
In Excel können Sie dafür beispielsweise drei Spalten anlegen:
- Geplantes Budget
- Bisher erfasste Kosten
- Abweichung
Technisch ist das einfach.
Die eigentliche Frage lautet jedoch:
Woher kommen die tatsächlichen Kosten?
Wenn Sie jede Woche Beträge aus Rechnungen, Kontoauszügen und Kassenbons manuell übertragen müssen, entsteht ein zusätzlicher Arbeitsprozess.
Diesen müssen Sie dauerhaft pflegen.
Mit Stavario können geplante und tatsächliche Kosten im Zusammenhang mit demselben Bauprojekt erfasst werden.
Entscheidend ist dabei nicht nur die Berechnung einer Differenz, sondern die Möglichkeit, Kosten zusammen mit den zugehörigen Projektinformationen zu verwalten.
Beispiel einer einfachen Kostenübersicht
| Bauabschnitt | Geplantes Budget | Bisher erfasste Kosten | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Erdarbeiten und Gründung | 25.000 € | 26.500 € | +1.500 € |
| Rohbau | 65.000 € | 63.000 € | −2.000 € |
| Dach | 30.000 € | 31.500 € | +1.500 € |
| Elektroinstallation | 18.000 € | 15.000 € | −3.000 € |
Alle Beträge sind illustrativ. Bei noch laufenden Bauabschnitten bedeutet eine negative Abweichung nicht automatisch eine endgültige Einsparung.
Eine solche Übersicht können Sie sowohl in Excel als auch in einer spezialisierten Anwendung erstellen.
Der Unterschied liegt vor allem darin, wie Sie die Zahlen aktualisieren und mit den zugrunde liegenden Dokumenten verbinden.
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Rechnungen machen den Unterschied deutlicher
Zu Beginn Ihres Hausbaus besteht das Budget möglicherweise aus einigen größeren Kostenpositionen.
Nach mehreren Monaten liegen bereits zahlreiche Rechnungen und Belege vor.
Einige lassen sich einfach zuordnen.
Andere betreffen Material für mehrere Bauabschnitte. Manche entsprechen dem ursprünglichen Angebot, während andere zusätzliche oder geänderte Leistungen enthalten.
Bei Handwerksbetrieben kommen möglicherweise Abschlagsrechnungen, Anzahlungen und Schlussrechnungen hinzu.
Wenn Sie alles manuell in eine Tabelle übertragen, ist nicht Excel das eigentliche Problem.
Der Aufwand entsteht dadurch, dass Sie die Zahlen ständig mit der tatsächlichen Situation abgleichen müssen.
Hier kann eine Anwendung sinnvoll sein, mit der sich Rechnungen und Kosten direkt im Zusammenhang mit einem Bauprojekt verwalten lassen.
Wenn entsprechende KI-Funktionen zur Rechnungsverarbeitung verfügbar sind, können diese außerdem beim Auslesen von Belegdaten helfen.
Die Kontrolle bleibt jedoch bei Ihnen.
Sie müssen weiterhin prüfen, ob Beträge stimmen, Leistungen tatsächlich erbracht wurden und Rechnungen richtig zugeordnet sind.
Baunebenkosten gehören ebenfalls ins Budget
Beim Hausbau in Deutschland sollten Sie nicht nur die eigentlichen Bauleistungen berücksichtigen.
Auch Baunebenkosten können einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben ausmachen.
Je nach Projekt gehören dazu beispielsweise:
- Planungs- und Genehmigungskosten
- Vermessungsleistungen
- Baugrunduntersuchungen
- Versicherungen
- Hausanschlüsse
- Bestimmte Prüfungen und Nachweise
- Baustelleneinrichtung
- Weitere projektbezogene Gebühren
Diese Ausgaben können Sie selbstverständlich auch in Excel erfassen.
Wichtig ist jedoch, dass sie in Ihrer Kostenübersicht nicht zwischen Material- und Handwerkerrechnungen untergehen.
Achten Sie außerdem darauf, bereits enthaltene Leistungen nicht doppelt zu berücksichtigen.
Ob eine Position separat anfällt oder Bestandteil eines vereinbarten Leistungsumfangs ist, ergibt sich aus Ihrem konkreten Projekt und den Verträgen.
Baufinanzierung und Eigenleistungen im Blick behalten
Beim Hausbau kann es sinnvoll sein, zusätzlich zu den eigentlichen Baukosten auch Finanzierungskosten getrennt zu erfassen.
Je nach Darlehensvertrag können beispielsweise Bereitstellungszinsen entstehen, wenn vereinbarte Darlehensbeträge nicht innerhalb bestimmter Fristen abgerufen werden.
Gerade bei Bauverzögerungen sollten Sie deshalb die Bedingungen Ihrer Finanzierung kennen.
Auch Eigenleistungen spielen bei vielen privaten Bauprojekten eine Rolle.
Wenn Sie bestimmte Arbeiten selbst übernehmen, können Sie möglicherweise Handwerkerkosten reduzieren.
Material, Werkzeug, Maschinenmiete und andere Ausgaben entstehen jedoch trotzdem.
Außerdem können Banken Eigenleistungen unter bestimmten Voraussetzungen als sogenannte Muskelhypothek berücksichtigen.
Ob und in welchem Umfang dies möglich ist, entscheidet der jeweilige Finanzierungspartner.
Für Ihre Kostenübersicht bedeutet das:
Trennen Sie möglichst klar zwischen Bauleistungen, Baunebenkosten, Finanzierungskosten und selbst erbrachten Leistungen.
Ob Sie dafür Excel oder eine Anwendung verwenden, ist zunächst zweitrangig.
Entscheidend ist, dass Ihre Gesamtkosten nachvollziehbar bleiben.
Fotos und Baubudget gehören stärker zusammen, als man denkt
Auf den ersten Blick haben Baustellenfotos und das Baubudget wenig miteinander zu tun.
In der Praxis möchten Sie jedoch häufig nicht nur wissen, wie viel Sie bezahlt haben, sondern auch wofür.
Bei einem Nachtrag, einer Reparatur oder einer Planungsänderung können Fotos helfen, den Zustand der Baustelle zu dokumentieren.
Sie ersetzen keine vertragliche Vereinbarung oder fachliche Prüfung, können aber wichtige ergänzende Informationen liefern.
Eine spezialisierte Anwendung kann deshalb nicht nur durch zusätzliche Finanzfunktionen nützlich sein.
Ihr Vorteil kann auch darin liegen, dass Kosten und Projektdokumentation nicht vollständig voneinander getrennt sind.
Mit Excel können Sie solche Zusammenhänge ebenfalls herstellen.
Sie müssen die dafür notwendige Struktur jedoch selbst aufbauen und pflegen.
Was passiert, wenn mehrere Personen das Budget bearbeiten?
Bei einem privaten Hausbau verwaltet häufig eine Person die Kosten.
Dann ist die gemeinsame Bearbeitung möglicherweise kein großes Thema.
Wenn jedoch mehrere Beteiligte Rechnungen erfassen oder Budgetpositionen aktualisieren, wird die Zusammenarbeit wichtiger.
Sie sollten nachvollziehen können:
- Welche Version der Kostenübersicht aktuell ist
- Wer welche Informationen ergänzt hat
- Ob alle Rechnungen berücksichtigt wurden
- Welche Änderungen bereits freigegeben sind
- Welche Beträge noch offen sind
Cloudbasierte Tabellen können die Zusammenarbeit erheblich vereinfachen.
Auch Versionsverläufe und gemeinsame Dateiablagen sind dabei hilfreich.
Je mehr Prozesse Sie jedoch um Ihre Tabelle herum aufbauen, desto stärker wird aus einer einfachen Kostenübersicht ein eigenes kleines Projektmanagementsystem.
Ab einem bestimmten Punkt kann es einfacher sein, eine Anwendung zu nutzen, die für die Verwaltung von Bauprojekten entwickelt wurde.
Excel hat einen großen Vorteil: maximale Flexibilität
Das sollte bei einem fairen Vergleich nicht untergehen.
Mit Excel können Sie nahezu jede gewünschte Struktur erstellen.
Sie können eigene Formeln, Auswertungen, Diagramme, Szenarien und Kostenkategorien entwickeln.
Auch sehr individuelle Berechnungen sind möglich.
Eine spezialisierte Anwendung arbeitet dagegen mit bestimmten Funktionen und vorgegebenen Abläufen.
Wenn Sie eine sehr individuelle Kostenplanung benötigen und gerne mit Tabellen arbeiten, kann Excel selbst bei einem anspruchsvollen Bauprojekt die passende Lösung sein.
Und wenn Ihr bestehendes System bereits gut funktioniert, müssen Sie es nicht allein deshalb ersetzen, weil es spezialisierte Software gibt.
Excel und Stavario im Vergleich
| Funktion | Excel / Tabellenkalkulation | Stavario |
|---|---|---|
| Geplantes Baubudget | Ja, individuell anpassbar | Ja, projektbezogen |
| Tatsächliche Baukosten | Ja, durch eigene Erfassung oder Datenimporte | Ja, im Zusammenhang mit dem Projekt |
| Rechnungen und Belege | Über Links, Anhänge oder eigene Ablage | Im Zusammenhang mit dem Bauprojekt |
| Baustellenfotos und Dokumente | Über eigene Ordner und Verknüpfungen | Als Teil der Projektdokumentation |
| Individuelle Berechnungen | Sehr flexibel | Innerhalb der verfügbaren Funktionen |
| Nachträge dokumentieren | Mit eigener Struktur möglich | Über geeignete Projekt- und Kosteneinträge, soweit unterstützt |
| Zusammenarbeit | Über freigegebene Dateien und Cloudfunktionen | Innerhalb der verfügbaren Projektfunktionen |
Wann ich bei Excel bleiben würde
Excel oder eine andere Tabellenkalkulation ist sinnvoll, wenn Sie hauptsächlich ein Baubudget erstellen und während des Hausbaus einige zentrale Beträge aktualisieren möchten.
Auch wenn Sie bereits eine gut funktionierende Struktur besitzen und Ihre Dokumente problemlos an anderer Stelle verwalten, besteht kein zwingender Grund zum Wechsel.
Bei einem kleineren Bauprojekt kann eine Tabelle vollkommen ausreichen.
Eine Anwendung sollte Ihre Arbeit vereinfachen und nicht einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen.
Wann ich über eine Baukosten-App nachdenken würde
Eine spezialisierte Anwendung wird vor allem dann interessant, wenn Ihre Tabelle nicht mehr nur ein Budget enthält, sondern zum Ausgangspunkt für zahlreiche weitere Dokumente und Informationen wird.
Wenn Sie regelmäßig Rechnungen suchen, tatsächliche Kosten manuell übertragen, Nachträge kontrollieren und Zahlen mit der Baustellendokumentation verbinden müssen, kann es sinnvoll sein, diese Informationen innerhalb eines Projekts zu verwalten.
Der wichtigste Unterschied zwischen Excel und Stavario liegt deshalb nicht darin, eine Zahlenspalte zu addieren.
Er liegt darin, das Baubudget mit dem tatsächlichen Baugeschehen in Verbindung zu bringen.
Weiterführender Artikel:
Nachträge und Handwerkerrechnungen beim Hausbau kontrollieren
Entscheiden Sie nicht nur nach der Anzahl der Funktionen
Bei der Auswahl einer Anwendung stößt man schnell auf lange Vergleichstabellen mit zahlreichen Funktionen.
Für den eigenen Hausbau sind jedoch einige einfache Fragen oft hilfreicher:
- Benötigen Sie nur einen Kostenplan oder möchten Sie auch tatsächliche Ausgaben verfolgen?
- Möchten Sie Rechnungen direkt den jeweiligen Bauabschnitten zuordnen?
- Müssen Sie Nachträge und Änderungen dokumentieren?
- Möchten Sie Fotos, Aufgaben und Unterlagen beim selben Projekt verwalten?
- Arbeiten mehrere Personen mit den Projektinformationen?
- Benötigen Sie individuelle Berechnungen, die eine spezialisierte Anwendung möglicherweise nicht unterstützt?
Wenn Sie hauptsächlich einen einfachen Finanzplan benötigen, ist eine Tabelle wahrscheinlich ausreichend.
Wenn Sie dagegen regelmäßig mit vielen Dokumenten und Änderungen arbeiten, kann eine Anwendung die Verwaltung erleichtern.
Das beste Werkzeug ist das, das Sie tatsächlich nutzen
Ein perfekt aufgebautes Budget ohne aktuelle Zahlen ist weniger hilfreich als ein einfaches System, das Sie regelmäßig pflegen.
Das gilt für Excel genauso wie für eine App.
Wenn Sie eine aufwendige Tabelle erstellen und nach drei Monaten keine Rechnungen mehr eintragen, hilft Ihnen die beste Formel nicht weiter.
Genauso wenig bringt eine spezialisierte Anwendung einen Vorteil, wenn die tatsächlichen Ausgaben darin nicht erfasst werden.
Wählen Sie deshalb nicht nach dem Werkzeug, das am professionellsten aussieht.
Wählen Sie die Lösung, mit der Sie auch im achten Monat Ihres Hausbaus noch beantworten können:
Wie viel haben wir bisher ausgegeben, wofür und wie viel wird die Fertigstellung voraussichtlich noch kosten?
Excel verwaltet Zahlen – Stavario verbindet sie mit Ihrem Bauprojekt
Wenn Sie Ihr Baubudget nicht mehr getrennt von Rechnungen, Kosten und weiteren Projektinformationen verwalten möchten, kann Stavario Ihnen helfen, diese Informationen bei einem Bauprojekt zusammenzuführen.
Häufig gestellte Fragen
Autor des Artikels
Josef Beneš
Bauleiter mit über 20 Jahren Berufserfahrung