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Dokumentieren Sie zusätzliche oder geänderte Bauleistungen getrennt vom ursprünglichen Angebot. Halten Sie bei jeder Änderung fest, wo sie durchgeführt werden soll, warum sie notwendig ist, welchen Umfang sie hat, was sie kostet und wie sie sich auf den Bauablauf auswirkt.
Bewahren Sie auch die zugehörigen Fotos, Angebote und Nachrichten auf.
Wenn später eine Rechnung eintrifft, können Sie den ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang, die dokumentierten Änderungen und bereits geleistete Zahlungen miteinander vergleichen.
Nachträge sind beim Hausbau nicht grundsätzlich ein Problem.
Während der Bauphase ändern sich Bedingungen, unerwartete Situationen werden sichtbar oder Sie entscheiden sich für eine andere Ausführung.
Problematisch wird es erst, wenn am Ende eine höhere Rechnung vorliegt und niemand mehr genau nachvollziehen kann, welche Leistungen ursprünglich vereinbart waren und welche zusätzlich berechnet werden.
Die beste Kostenkontrolle beginnt deshalb nicht mit der Schlussrechnung, sondern bereits bei der ersten Änderung.
Beginnen Sie mit dem ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang
Bevor Sie Nachträge kontrollieren können, müssen Sie wissen, welche Arbeiten ursprünglich vereinbart wurden.
Bei einem Handwerkerangebot ist deshalb nicht nur der Gesamtpreis entscheidend.
Wichtig ist auch, welche Leistungen enthalten sind.
Prüfen Sie beispielsweise:
- Material und Lieferung
- Anfahrt und Transport
- Vorbereitung des Untergrunds
- Montage und Ausführung
- Anschlussarbeiten und Details
- Prüfungen und erforderliche Nachweise
- Entsorgung
- Reinigung und Abschlussarbeiten
Je allgemeiner ein Angebot formuliert ist, desto schwieriger lässt sich später beurteilen, ob eine bestimmte Tätigkeit tatsächlich zusätzlich zu vergüten ist.
Sie müssen nicht für jede kleine Arbeit eine umfangreiche Vertragsdokumentation erstellen.
Der vereinbarte Leistungsumfang sollte jedoch so konkret beschrieben sein, dass beide Seiten später darauf zurückgreifen können.
Was ist ein Nachtrag beim Hausbau?
Im Baualltag entstehen Nachträge aus unterschiedlichen Gründen.
Beispielsweise:
- Während der Arbeiten werden zuvor nicht erkennbare Bedingungen festgestellt.
- Sie möchten eine zusätzliche Leistung beauftragen.
- Eine ursprünglich geplante Ausführung wird verändert.
- Die Planung muss angepasst werden.
- Eine vorgesehene technische Lösung lässt sich nicht wie geplant umsetzen.
- Eine Leistung wird erweitert oder durch eine andere ersetzt.
In solchen Situationen verändert sich möglicherweise der ursprünglich vereinbarte Leistungsumfang.
Wichtig: Nicht jede Änderung führt automatisch zu einem Anspruch auf zusätzliche Vergütung.
Ob ein Nachtrag berechtigt ist und wie die Vergütung bestimmt wird, hängt insbesondere vom Vertrag, der Art der Änderung und den anwendbaren gesetzlichen Regelungen ab.
Bei einem Bauvertrag können beispielsweise die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs über Bauverträge relevant sein. Die VOB/B spielt nur dann eine Rolle, wenn sie wirksam Vertragsbestandteil geworden ist.
Für private Bauherren ist deshalb entscheidend, zunächst den eigenen Vertrag zu prüfen.
Eine praktische Dokumentation ersetzt diese Prüfung nicht.
Klären Sie den Preis möglichst vor der Ausführung
Nicht jede Änderung lässt sich im Voraus exakt kalkulieren.
Wenn es möglich ist, sollten Sie jedoch den Preis oder zumindest die Berechnungsgrundlage klären, bevor die zusätzliche Arbeit ausgeführt wird.
Die Aussage „Das rechnen wir später ab“ kann auf der Baustelle zunächst unkompliziert erscheinen.
Bei der Schlussrechnung kann daraus jedoch eine unangenehme Überraschung werden.
Wenn ein Handwerksbetrieb erklärt, dass eine Änderung zwei zusätzliche Arbeitstage und bestimmtes Material erfordert, haben Sie zumindest eine erste Grundlage für die Kostenabschätzung.
Bei größeren Änderungen ist ein konkretes Nachtragsangebot sinnvoll.
Halten Sie möglichst schriftlich fest, welche Leistungen vorgesehen sind und welche Vergütung vereinbart wurde.
Das schafft Klarheit für beide Seiten.
Dokumentieren Sie jede Änderung mit Ort und Begründung
Die Notiz „Nachtrag Badezimmer“ hilft Ihnen nach einigen Monaten nur wenig.
Besser ist eine konkrete Beschreibung.
Beispiele:
- Änderung der Position eines Abwasseranschlusses
- Zusätzliche Abdichtung in einem bestimmten Bereich
- Veränderte Leitungsführung
- Zusätzliche Untergrundvorbereitung
- Nachträglich gewünschte Steckdosen
- Anpassung einer bereits geplanten Installation
Fotografieren Sie die betreffende Stelle, wenn dies sinnvoll ist.
Wenn die Änderung auf einer Entscheidung beruht, bewahren Sie auch die entsprechende Nachricht oder Vereinbarung auf.
So können Sie später nachvollziehen, warum die Änderung entstanden ist und was tatsächlich ausgeführt wurde.
Praktische Vorlage zur Dokumentation eines Nachtrags
Die folgende Vorlage dient als praktische Arbeitshilfe. Sie ist kein rechtliches Vertragsformular.
Ein einseitiger Vermerk ersetzt insbesondere nicht die erforderliche Vereinbarung oder Zustimmung der beteiligten Vertragsparteien.
Nachtragsprotokoll
Kennzeichnung und Datum
Beispiel: NT-03
Ort und ursprünglicher Leistungsumfang
Raum, Bauabschnitt und Verweis auf das ursprüngliche Angebot oder den Plan.
Beschreibung der Änderung
Was soll geändert werden und warum?
Preis und Bedingungen
Vereinbarter Betrag oder vorgesehene Berechnungsgrundlage. Welche Leistungen sind enthalten? Was muss noch geklärt werden?
Auswirkungen auf den Bauablauf
Welche Termine oder nachfolgenden Arbeiten sind betroffen?
Stand der Abstimmung
Vorgeschlagen / Klärung erforderlich / Vereinbart
Unterlagen
Angebote, Pläne, Fotos, Nachrichten und dokumentierte Erklärungen der Beteiligten.
Beispiel aus der Praxis
NT-03 – Versetzen einer Steckdose im Arbeitszimmer
Der Bauherr möchte die Position einer Steckdose verändern.
Als Grundlage dienen ein markiertes Foto und ein angepasster Plan.
Der Elektrofachbetrieb soll zunächst den Umfang, den Preis und mögliche Auswirkungen auf nachfolgende Arbeiten klären.
Status: Klärung erforderlich
Erst nach der Abstimmung wird die konkrete Vereinbarung zum Nachtrag dokumentiert.
Dieses Beispiel dient ausschließlich der Veranschaulichung und ist keine technische Anleitung für Elektroarbeiten.
So können Sie einen Nachtrag in Stavař.io dokumentieren
In Stavař.io können Sie Informationen zu einer Änderung im Zusammenhang mit Ihrem Bauprojekt festhalten.
Verwenden Sie für einen Nachtrag möglichst dieselbe Kennzeichnung, beispielsweise NT-03.
Diese Kennzeichnung erleichtert die Suche nach zusammengehörigen Informationen.
Sie bedeutet jedoch nicht, dass alle Einträge automatisch miteinander verknüpft werden.
Die verfügbaren Funktionen hängen von Ihrer Produktversion und Ihren Berechtigungen ab.
1. Eine Aufgabe für die Änderung anlegen
Öffnen Sie das betreffende Bauprojekt.
Legen Sie im Aufgabenbereich eine neue Aufgabe an.
Verwenden Sie beispielsweise den Titel:
NT-03 – Steckdose im Arbeitszimmer versetzen
Ergänzen Sie in der Beschreibung:
- Ursprünglicher Leistungsumfang
- Gewünschte Änderung
- Begründung
- Vereinbarter oder noch zu klärender Preis
- Stand der Abstimmung
- Relevante Termine
Wenn verfügbar, können Sie die Aufgabe einer Person zuweisen und ergänzende Informationen oder Anhänge in Kommentaren hinterlegen.
2. Fotos und Unterlagen aufbewahren
Laden Sie relevante Baustellenfotos im Fotobereich des Projekts hoch.
Ergänzen Sie in der Beschreibung die Kennzeichnung NT-03 und den Aufnahmeort.
Kennzeichnen Sie, ob das Foto den Zustand vor oder nach der Änderung zeigt.
Angebote, Pläne oder andere Dokumente können Sie im Dokumentenbereich ablegen.
Verwenden Sie möglichst dieselbe Kennzeichnung und halten Sie den Namen des zugehörigen Dokuments auch in der Aufgabe fest.
Prüfen Sie anschließend, ob die Dateien tatsächlich gespeichert wurden.
3. Kosten und Rechnungen zuordnen
Wenn Sie mit einem Projektbudget arbeiten, können Sie die Änderung im Kostenbereich berücksichtigen.
Soweit die entsprechenden Funktionen verfügbar sind, legen Sie dafür eine eigene Budgetposition an oder ergänzen die passende bestehende Kostenstruktur.
Bewahren Sie die ursprüngliche Kalkulation weiterhin auf, damit der Nachtrag nachvollziehbar bleibt.
Bei der Rechnungserfassung können Sie die Kennzeichnung NT-03 in der Beschreibung verwenden.
Ordnen Sie die Rechnung beziehungsweise den relevanten Betrag der passenden Budgetposition zu, sofern die Funktion verfügbar ist.
Wichtig: Die Erfassung einer Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass diese bezahlt wurde.
4. Budget und tatsächliche Kosten vergleichen
Prüfen Sie anschließend die geplanten und tatsächlich erfassten Kosten.
Beachten Sie, dass Auswertungen von der korrekten Zuordnung der Rechnungsbeträge abhängen können.
Nicht zugeordnete Beträge dürfen nicht automatisch als Bestandteil einer bestimmten Budgetkategorie angesehen werden.
Vergleichen Sie außerdem Anzahlungen, Abschlagsrechnungen und die Schlussrechnung, damit dieselbe Leistung nicht doppelt als Kosten erfasst wird.
5. Vereinbarungen getrennt dokumentieren
Der Status einer Aufgabe, beispielsweise „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“, beschreibt den Arbeitsfortschritt.
Er ist nicht automatisch eine rechtswirksame Zustimmung zu einem Nachtrag oder dessen Vergütung.
Bewahren Sie deshalb auch die tatsächliche Vereinbarung beziehungsweise die Erklärungen der Vertragsparteien auf.
Baustellenfotos helfen auch bei Nachträgen
Viele Bauherren denken bei der Fotodokumentation zuerst an Baumängel.
Fotos können jedoch auch bei gewöhnlichen Änderungen sehr hilfreich sein.
Wenn beispielsweise vor dem Verschließen einer Wand eine Leitungsführung angepasst wird, lässt sich die tatsächliche Ausführung fotografisch dokumentieren.
Bei einer zusätzlichen Untergrundvorbereitung können Bilder den Zustand vor und nach der Arbeit zeigen.
Ein Foto beweist für sich genommen nicht, welcher Preis vereinbart wurde.
Es kann jedoch helfen, die ausgeführte Arbeit nachvollziehbar zu dokumentieren.
Bei technischen Arbeiten ersetzt eine Fotografie weder die fachliche Prüfung noch erforderliche Messungen oder Abnahmen.
Dokumentieren Sie Änderungen, sobald sie besprochen werden
Wenn auf der Baustelle eine Änderung vereinbart oder vorgeschlagen wird, sollten Sie sie möglichst sofort festhalten.
Dafür benötigen Sie keinen langen Bericht.
Häufig reichen einige Angaben:
- Was soll geändert werden?
- Wo findet die Änderung statt?
- Warum ist sie notwendig?
- Welche Kosten sind zu erwarten?
- Ist die Änderung bereits vereinbart?
- Welche Punkte sind noch offen?
In Stavař.io können Sie solche Informationen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Bauprojekt aufbewahren.
Der Vorteil liegt nicht allein darin, eine Aufgabe anzulegen.
Entscheidend ist, dass Sie die Hintergründe später nicht zwischen zahlreichen Nachrichten und Dokumenten suchen müssen.
Prüfen Sie Handwerkerrechnungen nicht nur anhand des Gesamtbetrags
Wenn die Schlussrechnung eintrifft, liegt es nahe, zunächst die Gesamtsumme zu prüfen.
Mindestens genauso wichtig ist jedoch die Zusammensetzung.
Kontrollieren Sie:
- Entspricht die Rechnung dem ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang?
- Sind Nachträge nachvollziehbar ausgewiesen?
- Wurden die zusätzlichen Leistungen tatsächlich ausgeführt?
- Stimmen die abgerechneten Mengen und Preise mit den relevanten Vereinbarungen überein?
- Werden Leistungen berechnet, die bereits im ursprünglichen Angebot enthalten waren?
- Sind geleistete Zahlungen korrekt berücksichtigt?
Nicht jede Abweichung bedeutet automatisch einen Fehler.
Ziel ist es, nachvollziehen zu können, wie sich die Rechnung zusammensetzt.
Handwerkerrechnung in vier Schritten prüfen
- Ursprüngliches Angebot heranziehen. Vergleichen Sie die Rechnung mit dem vereinbarten Leistungsumfang.
- Nachträge zuordnen. Prüfen Sie zusätzliche Positionen anhand dokumentierter Änderungen und Vereinbarungen.
- Ausführung und Preise kontrollieren. Lassen Sie unklare Mengen, Leistungen oder Beträge erläutern.
- Bereits geleistete Zahlungen berücksichtigen. Kontrollieren Sie Anzahlungen und Abschlagszahlungen und bewahren Sie die Schlussrechnung mit den übrigen Unterlagen auf.
Bei umfangreichen oder strittigen Abrechnungen kann eine fachliche oder rechtliche Prüfung sinnvoll sein.
Anzahlungen und Abschlagsrechnungen richtig berücksichtigen
Bei größeren Bauleistungen werden Zahlungen häufig nicht erst nach vollständiger Fertigstellung geleistet.
Es kann beispielsweise eine Anzahlung vereinbart werden.
Während der Ausführung folgen möglicherweise Abschlagszahlungen.
Am Ende wird eine Schlussrechnung erstellt.
Dabei müssen Sie zwischen den ausgeführten Leistungen, den Rechnungsbeträgen und den tatsächlichen Zahlungen unterscheiden.
Eine Abschlagszahlung ist nicht automatisch ein zusätzlicher Kostenblock neben der Schlussrechnung.
Sie muss bei der Ermittlung des noch offenen Betrags richtig berücksichtigt werden.
Beispiel
Ein Handwerksbetrieb übernimmt eine vereinbarte Leistung für 15.000 €.
Während der Ausführung zahlen Sie insgesamt 9.000 €.
Wenn die Schlussabrechnung bei unverändertem Leistungsumfang 15.000 € beträgt, verbleiben grundsätzlich 6.000 € zur Zahlung.
Die Gesamtkosten der Leistung betragen in diesem vereinfachten Beispiel 15.000 € und nicht 24.000 €.
Das Beispiel setzt voraus, dass keine weiteren Änderungen, Abzüge oder strittigen Positionen vorliegen.
Deshalb sollten Sie Rechnungen und Zahlungen möglichst derselben Leistung beziehungsweise demselben Bauabschnitt zuordnen.
Weiterführender Artikel:
Nachträge getrennt vom ursprünglichen Budget erfassen
Angenommen, ein Elektrofachbetrieb bietet die vereinbarten Arbeiten für 15.000 € an.
Während der Ausführung kommen Änderungen im Wert von 2.000 € hinzu.
Es ist nicht ideal, die ursprüngliche Budgetposition einfach auf 17.000 € zu überschreiben.
Dadurch geht die Information verloren, dass sich der Leistungsumfang verändert hat.
Sinnvoller ist eine getrennte Darstellung:
| Kostenposition | Betrag |
|---|---|
| Ursprünglich vereinbarte Leistungen | 15.000 € |
| Dokumentierte zusätzliche Leistungen | 2.000 € |
| Gesamtbetrag | 17.000 € |
Illustratives Beispiel ohne weitere Änderungen oder Abzüge.
Wenn solche Änderungen bei mehreren Gewerken entstehen, erkennen Sie später besser, warum Ihr Baubudget gestiegen ist.
Mögliche Ursachen sind:
- Änderungen der Planung
- Zusätzliche Wünsche
- Unvorhergesehene Bedingungen
- Unvollständige ursprüngliche Kalkulation
- Notwendige Anpassungen während der Ausführung
Ohne getrennte Dokumentation verschwinden diese Ursachen in einer einzigen höheren Zahl.
Kontrollieren Sie, welche Arbeiten tatsächlich abgeschlossen sind
Eine Rechnung und der tatsächliche Zustand der Baustelle sind nicht dasselbe.
Bevor Sie größere Beträge bezahlen, sollten Sie nachvollziehen können, welche Leistungen ausgeführt wurden und welche vertraglichen Zahlungsvoraussetzungen gelten.
Besonders wichtig ist dies bei Arbeiten, die später verdeckt werden.
Dazu gehören beispielsweise bestimmte Leitungen, Abdichtungen oder konstruktive Anschlüsse.
Je nach Situation kann eine fotografische Dokumentation oder fachliche Kontrolle sinnvoll sein.
Wenn Sie ein Haus in Eigenleistung bauen, müssen Sie nicht jede technische Ausführung selbst beurteilen können.
Bei Unsicherheiten sollten Sie einen geeigneten Sachverständigen oder eine andere fachkundige Person hinzuziehen.
Eine erforderliche technische Prüfung darf nicht durch Fotos oder einen einfachen Aufgabenstatus ersetzt werden.
Was tun, wenn die Rechnung nicht stimmt?
Wenn eine Rechnung höher ausfällt als erwartet, sollten Sie zunächst herausfinden, wodurch die Abweichung entstanden ist.
Prüfen Sie beispielsweise:
- Wurde mehr Material abgerechnet?
- Wurden andere Mengen angesetzt?
- Sind zusätzliche Arbeitsstunden enthalten?
- Wurden Nachträge berechnet?
- Wurden Änderungen tatsächlich vereinbart?
- War die betreffende Leistung möglicherweise bereits im ursprünglichen Preis enthalten?
Je besser Ihre Unterlagen organisiert sind, desto leichter lässt sich der Unterschied nachvollziehen.
Statt sich nur auf Erinnerungen zu verlassen, können Sie konkrete Angebote, Vereinbarungen, Fotos und Rechnungspositionen miteinander vergleichen.
Wenn sich die Unstimmigkeit nicht klären lässt, kann eine unabhängige fachliche oder rechtliche Beratung sinnvoll sein.
KI kann bei Rechnungsdaten helfen – nicht bei der rechtlichen Bewertung
Wenn Ihnen in Stavario entsprechende KI-Funktionen zur Verfügung stehen, können diese beim Auslesen von Rechnungsdaten helfen.
Das kann insbesondere bei vielen Belegen den manuellen Aufwand reduzieren.
Die KI kann jedoch nicht automatisch zuverlässig entscheiden, ob eine zusätzliche Vergütung rechtlich geschuldet ist.
Dafür müssen der Vertrag, die getroffenen Vereinbarungen und die tatsächliche Ausführung berücksichtigt werden.
Technologie kann die Erfassung erleichtern. Die fachliche und rechtliche Bewertung bleibt eine eigene Aufgabe.
Die beste Rechnungsprüfung beginnt lange vor der Schlussrechnung
Wenn der ursprüngliche Leistungsumfang klar beschrieben ist, Änderungen rechtzeitig dokumentiert werden und Nachträge möglichst vor ihrer Ausführung geklärt sind, wird die Schlussrechnung leichter nachvollziehbar.
Sie ist dann nicht die erste Gelegenheit, bei der Sie von zusätzlichen Kosten erfahren.
Im Idealfall fasst sie Leistungen und Änderungen zusammen, die Ihnen bereits bekannt sind.
Das bedeutet nicht, dass auf der Baustelle niemals etwas Unvorhergesehenes passiert.
Es bedeutet lediglich, dass Änderungen nicht zwischen dem ursprünglichen Angebot und der endgültigen Rechnung verloren gehen.
Wo Sie Ihre Unterlagen gemeinsam verwalten können
Für den eigenen Hausbau oder überschaubare Bauprojekte bietet Stavař.io eine Möglichkeit, Bautagebuch, Fotos, Aufgaben und projektbezogene Informationen zu verwalten.
Wenn Sie ein Bauunternehmen mit mehreren Projekten und Mitarbeitern organisieren, finden Sie auf Stavario.com das umfassendere System für die Unternehmens- und Projektverwaltung.
Eine Handwerkerrechnung sollte nicht die erste Nachricht über zusätzliche Kosten sein
Mit Stavario können Sie Kosten, Rechnungen, Aufgaben und Fotos im Zusammenhang mit einem Bauprojekt verwalten. Wenn ein Nachtrag entsteht, können Sie seine Hintergründe dokumentieren, statt sie Monate später rekonstruieren zu müssen.
Häufig gestellte Fragen
Autor des Artikels
Josef Beneš
Bauleiter mit über 20 Jahren Berufserfahrung